Подразделение компании, которое управляет Центрами поддержки экспорта (ЦПЭ) называется Центром мониторинга (ЦМ). На момент формулировки задачи, компания не имела централизованной информационной системы для хранения и обработки данных, а также взаимодействия Центра мониторинга с Центрами поддержки экспорта. Документация формировалась в MS Excel. Такая модель была неэффективной.

Мы подобрали для заказчика несколько решений на базе 1С: Предприятие 8, которые можно было бы адаптировать под работу ЦПЭ. Самым подходящим программным продуктом для автоматизации, планирования и мониторинга работы ЦПЭ стала система на платформе 1С Управление холдингом со встроенным механизмом настройки бланков отчетов, контроля и сравнения версий отчетов. Автоматизация предполагала следующие функциональные требования:

• ЦМ и ЦПЭ работают в единой информационной базе;
• Единый унифицированный процесс подготовки, утверждения, корректировки отчетности;
• Функционал просмотра истории подготовки отчетности;
• Строгое разделение прав доступа между ЦМ и ЦПЭ;
• Формируемые отчеты соответствуют утвержденным формам;
• Гибкий контроль показателей.

В ходе работ мы учли и реализовали все требования в новой информационной системе на базе 1С: Управление холдингом. Теперь учет ЦПЭ стал консолидирован в одной информационной системе. Программа предоставила Центрам поддержки необходимые виды документов и справочников для ведения детального учета деятельности. ЦПЭ теперь могли отражать различные виды услуг, которые они оказывают предпринимателям для заключения экспортных контрактов. Информация о заключенных предпринимателями экспортных контрактах тоже отражается в новой системе. Центр мониторинга получил набор функций для контроля деятельности ЦПЭ. Работа центров в программе фиксируется с помощью документов «Оказание экспортной поддержки» и «Экспортный контракт». Эти документы заводятся непосредственно пользователями ЦПЭ. ЦМ может любой из этих документов отклонить или написать свой комментарий для уточнения деталей услуги или контракта. Для каждой услуги или контракта ведется история согласования и комментариев. Программа также учитывает лимиты в документах, которые указаны в смете. На основании работы в 1С Управление холдингом формируются отчеты, консолидирующие услуги, оказанные ЦПЭ и затраты на них. С помощью этих отчетов ЦПЭ отчитываются в период сдачи отчетности.

Также мы реализовали функционал согласования смет. Разработали новый вид отчета, который ЦПЭ в начале каждого года заполняют и согласовывают с ЦМ. В отчет добавили множество формул и проверок. Теперь сметы каждого ЦПЭ согласовываются следующим образом:

• В нужное время ЦМ запускал процесс согласования смет и всем ЦПЭ приходили уведомления о необходимости создания и заполнения новой сметы
• ЦПЭ создавали утвержденный бланк сметы и заполняли его показателями
• При заполнении динамически происходят проверки на лимиты и корректность заполняемых данных по каждой строке. И в случае, если они заполняются некорректно программа выдаёт информативное сообщение об ошибке в отдельной колонке сметы. Лимиты и прочие настройки задаются Центром мониторинга в отдельных, доступных только для них, интерфейсах программы.
• Часть показателей рассчитывается автоматически
• После заполнения сметы и исправления всех неточностей, которые удалось выявить программе, Центр поддержки отправляет смету на согласование в Центр мониторинга.
• Центр мониторинга проверяет смету. В случае, если у них возникли вопросы или комментарии, в отчете это можно отразить отдельно для каждой ячейки. Также ЦМ может не согласовать любую из строк отчета, оставив комментарии и тогда эта строка выделяется красным цветом. После того, как ЦМ напишет свои комментарии, смета отправляется на уточнение в ЦПЭ.
• ЦПЭ с помощью выделения ячеек видит, какие из заполненных данных вызвали вопросы у ЦМ, и либо исправляет их, либо оставляет свои комментарии и заново отправляет на согласование.
• Этот процесс может повторяться несколько раз, пока ЦМ не согласует отчет, который после этого блокируется для любых изменений.

Внедрение позволило заказчику вести детальный и прозрачный учет работы подразделений в одной информационной системе. Консолидировав учет всех Центров поддержки России, Центр мониторинга теперь может в короткое время оценивать текущие положение дел и корректировать работу подразделений.